Få styr på jeres kvalitetsstyring
Som revisionsvirksomhed er I underlagt omfattende krav til kvalitetsstyring af jeres arbejde. Både i forhold til hvordan I sikrer kvaliteten overordnet i virksomheden og i forhold til den enkelte kunde. På fagsprog omtalt som reglerne i ISQM1 og ISQM2, som trådte i kraft i december 2022. Ret beset betyder det, at I skal kunne dokumentere, at I følger faste og nedskrevne procedurer ved kundeaccept, og når I får nye kunder som i forbindelse med det daglige arbejde med erklæringer på kundernes regnskaber.
Måske har I lavet rigtig mange justeringer i den gamle kvalitetsmanual eller måske har I aldrig rigtig fået opdateret den gamle manual med de nye procedurer, nye IT systemer eller andre tilretninger. Med den nye kvalitetsmanual efter de nye retningslinier i ISQM 1 kan det ofte ske, at den skulle laves forfra.
I så fald er opgaven ofte så omfattende, at mange har brug for hjælp udefra fra en ekstern rådgiver med speciale i kvalitetsstyring til enten at løse opgaven eller til at rådgive jer om kravene, hvorefter I kan løse opgaven selv og skrive den nye Kvalitetsmanual igennem efter retningslinierne i ISQM1.
Den konsulent kunne være mig.
Jeg hedder Lotte Andersen, har selv en baggrund som revisor og driver virksomheden Auxia Consulting, hvor jeg primært hjælper revisionsvirksomheder med at overholde lovgivningen for branchen, altså de regler, der gælder for at kunne drive en revisionsvirksomhed. Udover reglerne om kvalitetssikring er jeg også specialist i Hvidvaskloven og reglerne om revisors uafhængighed. Regler, jeg satte mig grundigt ind i, da jeg arbejdede hos Erhvervsstyrelsen og i Faglig Afdeling hos i Dansk Revision A/S. Dette suppleret med min viden om, hvordan EU-regler bliver skrevet og håndhævet fra min tid i EU-systemet og i Landbrugsstyrelsen
Gennemtestet procedure: Det tager normalt 3-4 måneder
Skal jeg hjælpe jer med procedurerne for kvalitetsstyringen af jeres arbejde, forløber vores samarbejde ofte sådan her:
- Indledende opstartsmøde, hvor vi planlægger samarbejdet, hvorefter I får et estimat på opgaven.
- Har I allerede et dokument med jeres kvalitetsstyring eller forretningsgange, en kvalitetsmanual efter den gamle eller den nye standard, sender I det.
- Undervejs i skriveprocessen indhenter jeg øvrige oplysninger hos jer, når jeg vurderer et behov for det for at komme videre i processen.
- Når jeg vurderer, at jeg har været igennem alle relevante dele af reglerne i forhold til lige præcis jeres virksomhed, sender jeg et første udkast til jer til jeres gennemgang, dialog osv. Fx hos den kvalitetsansvarlige i jeres revisionsvirksomhed, internt i partnerkredsen eller hvad I mener, der er brug for. Når jeg sender kvalitetsmanualen, gør jeg normalt meget ud af at være præcis i forhold til de mangler og udeståender og behov for beslutninger fra jeres side, som jeg vurderer mangler. På den måde er det tydeligt for jer, hvilken konkret info, der mangler og hvad I skal tage stilling til, mens I læser udkastet igennem.
- Herefter foreslår jeg normalt, at vi holder et møde til gennemgang af mit udkast og jeres kommentarer. Det giver normalt et rigtig godt resultat at arbejde med materialet i flere omgange.
- Med et nyt udkast sender jer en version 2 og måske en version 3 til jer, når den næsten er færdigt.
- Herefter modtager I den nye kvalitetsmanual. Nu skal I bare følge den. Så overholder I reglerne om kvalitetsstyring til brug for den næste eksterne kvalitetskontrol fra Erhvervsstyrelsen.
Fremover skal kvalitetsmanualen opdateres løbende. Jeg bidrager gerne til de kommende opdateringer, og I kan også lave dem selv. Eventuelt med hjælp og sparring fra mig den første gang. Jeg reviewer også gerne de ændringer til manualen, som I har opdateret den med.
Skal vi tage en snak?
Ring gerne til mig på 51 93 61 01 eller send en mail lotte@auxia.dk. Så kan vi aftale et møde.