Søger I rådgivning om Hvidvaskloven?
Hvidvaskloven er helt central, uanset om branchekoden er revision, bogholder, galleri, ejendomsmægler, advokat eller en af de andre omfattet af Hvidvaskloven. Det vigtige er, at I kan dokumentere, at I overholder loven – og hvordan I gør det.
Med den dokumentation sikrer I faste forretningsgange og forebygger, at jeres virksomhed bruges til hvidvask eller terrorfinansiering. Og skulle I blive varslet om, at I får et tilsyn fra Erhvervsstyrelsen eller en af de andre myndigheder, er I forberedt fra dagen I modtager brevet. Alt i alt langt mere effektivt for jer som virksomhed at undgå at skulle til at haste dokumenterne igennem før besøget.
Ofte kommer det bag på virksomheder, hvor omfattende forretningsgange, de skal overholde, når det kommer til Hvidvaskloven. Det samme gælder for identifikation af de risici, som det medfører at have de kunder, I har og sælge det I gør. Alene det at vide konkret, hvad I skal, og hvordan I gør det, er tit en større researchopgave. Hvidvaskloven er ikke så lang igen, men der er til gengæld rigtig meget baggrundsmateriale og vejledninger, der ligger til grund for det praktiske arbejde med loven i hverdagen.
Derfor hyrer mange virksomheder undertegnede til at løse opgaven for dem – eller rådgive undervejs. Uanset om de er taget ud til tilsyn, eller de vil være helt sikre på, at de overholder loven for at være klar til et tilsyn på et tidspunkt i fremtiden. Og lige så meget at sikre, at der ikke er kriminelle kunder i kundeporteføljen, dvs. at have godt styr på de risici, man har påtaget sig.
Revisor med speciale i Hvidvaskloven
Auxia Consulting ApS er ejet af Lotte Andersen. Lotte har en baggrund som revisor. Det primære fokus er Hvidvaskloven i Auxia Consulting. Og fordi alt omkring Hvidvaskloven er så omfattende – og så vigtigt – er vi primært specialiseret i den del.
Et specialområde, der landede på Lottes bord, mens hun arbejdede i Faglig Afdeling i Dansk Revision. Her var det en oplagt opgave for Lotte at sikre, at medlemsvirksomhederne i kæden overholdt loven, fordi erfaringen med det revisionsmæssige og stor erfaring fra Erhvervsstyrelsen, Landbrugsstyrelsen og EU-systemet kunne samles og bruges til håndtering og effektiv implementering af lovens krav.
Den viden og erfaring i forhold til Hvidvaskloven, som Lotte opbyggede i Dansk Revision med revisorbaggrund og arbejdet i offentlige styrelser udgør nu grundstenen i Auxia Consulting. En viden, som også danner grundlag for kurser om Hvidvaskloven, som gerne skræddersys til den enkelte virksomhed.
Sådan sikrer vi, at I overholder Hvidvaskloven
Processen er normalt sådan her:
- Indledende opstartsmøde, hvor vi planlægger samarbejdet, hvorefter I får et estimat på opgaven.
- Har I allerede dokumenterne med risikovurdering for virksomheden og politikker og forretningsgange, beder vi normalt om at få det tilsendt.
- Undervejs i skriveprocessen indhenter vi øvrige oplysninger hos jer, når vi vurderer et behov for det for at komme videre i processen.
- Når vi vurderer, at vi har været igennem alle relevante dele af reglerne i forhold til lige præcis jeres virksomhed, sender vi et første udkast til jer til jeres gennemgang, dialog osv. Fx hos den hvidvaskansvarlige i jeres revisionsvirksomhed, internt i partnerkredsen eller hvad I mener, der er brug for relevant input omkring. Når vi sender hvidvaskdokumenterne i udkast, gør vi normalt meget ud af at være præcis i forhold til de mangler og udeståender, hvor vi vurderer, at der er behov for beslutninger fra jeres side for at komme videre i processen. På den måde er det tydeligt for jer, hvilken konkret info, der mangler og hvad I skal tage stilling til, mens I læser udkastet igennem.
- Herefter foreslår vi normalt, at vi holder et møde til gennemgang af mit udkast og jeres kommentarer. Det giver normalt et rigtig godt resultat at arbejde med materialet i flere omgange.
- Med et nyt udkast sender vi en version 2 og måske en version 3 til jer, når den næsten er færdigt.
- Herefter modtager I de nye hvidvaskdokumenter. Nu skal I bare følge dem. Så overholder I reglerne i Hvidvaskloven, blandt andet til brug for tilsyn fra Erhvervsstyrelsen, måtte I blive varslet om det.
Foretrækker I at skrive selv, bistår vi også gerne med rådgivning i processen. Men oftest skriver vi det hele, fordi vi ved præcist, hvordan dokumenterne bygges op. På baggrund af Lottes erfaring fra offentlige styrelser ved vi meget præcist, hvordan Erhvervsstyrelsen vurderer jeres tilgang til risici på hvidvaskområdet og jeres forretningsgange, hvilket fokus der er på formuleringerne i dokumenterne og hvad der er vigtigst.
Hvidvaskdokumenterne opdateres årligt, eller når noget ændrer sig. Når I én gang har sikret risikovurderingen og forretningsgangene, jf. Hvidvaskloven sammen med mig, kan I opdatere dokumentet selv. En anden mulighed er, at jeg opdaterer det første gang, så I kan se, hvad jeg gør, hvorefter det vil være nemt for jer selv at gentage denne fremgangsmåde fremover.
Er I blevet udtaget til tilsyn?
Hvis I bliver varslet om, at I får tilsyn, er det en god ide at kontakte en specialist, uanset hvor godt I har styr på Hvidvaskloven. For jo bedre I er forberedt, jo nemmere går tilsynet, og jo bedre sover I om natten i de 6-8 måneder, som hele processen ofte varer.
Bliver I udtaget, får I et brev fra Erhvervsstyrelsen. 4 uger efter kommer de på kontrolbesøg. Senest 7 dage efter, I får brevet, skal I sende jeres hvidvaskdokumenter med risikovurdering af virksomheden, politikker og forretningsgange om, hvordan I lever op til hvidvaskloven suppleret af en kundeliste over jeres aktive kunder. Så vi har travlt, når først brevet er modtaget.
Et samarbejde med mig ifm. tilsyn er inddelt i 3 faser:
- Forberedelsen før besøget, hvor vi gennemgår jeres materiale og optimerer de vigtigste steder. Lotte har været bisidder og været med i forløbet med en hel del tilsyn, så vi tager normalt også en snak om, hvad I kan forvente, der sker ved tilsynsbesøget og efterfølgende.
- Selve besøget, hvor hele ledelsen normalt deltager. Lotte fungerer som bisidder og observerer, hvad der sker, herunder hvad der skal følges op på. Kan Lotte bidrage ved at svare på spørgsmål, gør hun selvfølgelig det. Besøget varer ca. en dag.
- Opfølgning efter besøget, hvor vi har kontakten med jeres hvidvaskansvarlige eller med ledelsen. Efter nogle måneder får I et brev, hvor Erhvervsstyrelsen opsummerer, hvad de har bemærket under besøget. Her er der normalt tre ugers svarfrist for kommentarer, hvis I er uenige i, hvad de har skrevet.
Efter yderligere et stykke tid får I den endelige afgørelse med påbud om, hvad I skal ændre med det samme og påtaler om, hvad I ikke skal gentage.
Skal vi tage en snak?
Så ring gerne til Lotte på 51 93 61 01 eller send en mail lotte@auxia.dk.
Er I udtaget til tilsyn, er tiden til forberedelse givet rigtig godt ud. I det tilfælde går vi som oftest i gang i løbet af 24 timer.
Søger I hjælp til at udarbejde jeres dokument med risikovurdering og politikker og forretningsgange i forbindelse med hvidvask, planlægger vi et opstartsmøde, der ofte foregår i løbet af et par uger – alt efter hvad der passer jer.
Vi bidrager også gerne til en snak og sparring om mulige IT-understøttelse af opgaven med håndtering af Hvidvaskloven i praksis. Af den vej kan I fremadrettet have så effektive processer som muligt i virksomheden, så opgaven med håndtering af Hvidvaskloven ikke fylder så meget i hverdagen.