At navigere effektivt rundt i Hvidvasklovens komplekse verden er afgørende for alle virksomhederne omfattet af loven.
Baggrunden for Hvidvaskloven er, at de omfattede virksomheder skal vurdere risikoen for, at virksomheden kan blive misbrugt til hvidvask. Denne risiko er til stede, da revisionsvirksomheden, bogholderen, galleriet osv. har kunder. Hertil skal revisor ”kende sin kunde”.
Et tilsynsbesøg fra Erhvervsstyrelsen har til formål at teste, om revisionsvirksomheden, bogholderen, galleriet osv. overholder Hvidvasklovens krav. Det kan være en langvarig og krævende proces, især hvis det resulterer i påbud og påtaler. Og det gør de allerfleste tilsynsforløb. Jeg har i hvert fald endnu ikke været involveret i et tilsynsforløb, som gik igennem uden et eneste påbud eller påtale.
I dette blogindlæg dykker vi ned i, hvad disse betegnelser betyder, og hvordan jeres virksomhed kan – om ikke undgå – reducere mængden af dem mest muligt.
Hvad er påbud og påtaler?
Påbud og påtaler er Erhvervsstyrelsens værktøjer til konklusion om, hvorvidt I som virksomhed har overholdt Hvidvaskloven.
Påbud
Et påbud gives, når en virksomhed skal rette en overtrædelse af lovens krav inden for en bestemt frist. For eksempel kan en virksomhed modtage et påbud for ikke at have foretaget nødvendig risikovurdering af kundeforholdet på tidspunktet for etableringen af det.
Dette ville Erhvervsstyrelsen for eksempel formulere sådan her:
”Virksomheden modtog et påbud for i tolv tilfælde ikke at have foretaget en risikovurdering af det enkelte kundeforhold, herunder vurdere forretningsforbindelsens formål, omfang, regelmæssighed og varighed samt inddrage hvidvasklovens bilag 2 og 3.”
Dette kræver en øjeblikkelig handling – man har fire uger efter den endelige afgørelse – for at bringe virksomheden til det nye sted, som er i overensstemmelse med lovgivningen. Til info ville jeg normalt ikke vente til de ”fire uger efter datoen for den endelige afgørelse”, men arbejde med materialet, så snart manglen blev identificeret.
Påtaler
En påtale er derimod en reaktion for en handling, der burde have været udført på et tidligere tidspunkt, men som ikke længere kan korrigeres. Dette kan fx være for sen indhentning af identitetsoplysninger.
Et eksempel formuleret af Erhvervsstyrelsen kunne være:
”Virksomheden modtog en påtale for i elleve kundesager ikke rettidigt at have indhentet og kontrolleret virksomhedskundernes reelle ejers identitetsoplysninger.”
Her skal ordene ”ikke rettidigt” bemærkes. Det betyder, at virksomheden har indhentet de reelle ejeres identitetsoplysninger for de elleve kunder. De er dog indhentet senere end på datoen for etableringen af kundeforholdet. Elleve kunder betyder, at det er alle kunder udtaget til stikprøve, undtagen én, hvor dokumenterne ikke har været indhentet på det rigtige tidspunkt.
Når forretningsgangene ikke passer med Hvidvasklovens krav
Så selvom de nødvendige oplysninger er blevet indhentet, blev dette ikke gjort tilstrækkeligt hurtigt. I praksis er det nok mest mere end 1 uge. Det er også set, at et kundeforhold for eksempel etableret som følger:
| Dato | Handling |
| 22. august 2023 | Introduktionsmøde med potentiel kunde. På mødet aftales det at igangsætte et samarbejde. Ydelser aftales og honoraret ligeså. Dette foregår mundtligt. |
| 16. februar 2024 | Revisor skriver mail til kunden med anmodning om regnskabsmateriale. |
| 20. marts 2024 | Kunde sender materiale på mail. |
| 4. april 2024 | Revisor gennemgår det modtagne materiale og beder om yderligere info på enkelte forhold. |
| 8. april 2024 | Kunden ringer til revisor med svar på spørgsmål som anmodet om. |
| 16. april 2024 | Revisor sender følgende til kunden: – Udkast til regnskab – Udkast til selvangivelse – Kundeaftale – Anmodning om identitetsoplysninger for selskabets to reelle ejere. – Anmodning om afgivelse af PEP-erklæring for selskabets to reelle ejere. |
| 17. april 2024 | Kunden sender det ønskede materiale. |
Når revisionsvirksomheden til januar 2025 får brev fra Erhvervsstyrelsen om, at den er udtaget til tilsyn efter Hvidvaskloven, og denne kunde udtages som en af stikprøverne, vil det resultere i ”påtale for ikke rettidig indhentning af identitetsoplysninger …” for denne stikprøve.
Baggrunden er, at revisor, bogholderen osv. skal ”kende sin kunde” og det skal man gøre, før man laver arbejdet for kunden.
Konsekvenser og strategi for mere effektiv tilgang
Overtrædelser af Hvidvaskloven kan trække afgørelser med sig, der er tidskrævende, og potentielt skade virksomhedens omdømme, hvis afgørelsen offentliggøres på Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Derfor er det en god ide at sætte barren lidt højere og ikke kun sigte efter “… vi skal bare undgå en politianmeldelse…”. Det har samlet set mange fordele at reducere omfanget af både påbud og påtaler.
For at minimere risikoen for påbud og påtaler, kan følgende strategier anbefales:
- Implementer standardiserede forretningsgange for kundekendskabsprocedurer: Sørg for at have forretningsgange for, at alle kundeforhold etableres med en fyldestgørende og rettidig risikovurdering samt indhentning og kontrol af identitetsoplysninger på tidspunktet for etablering af kundeforholdet.
- Regelmæssig træning af ledelse og medarbejdere og opdatering af viden: Hold jeres team ajour med de nyeste bestemmelser i Hvidvaskloven, eksempler fra konkrete cases og gennem regelmæssige kurser. Hold løbende øje med nye regler og myndighederne aktiviteter på området.
- Brug af teknologi: Implementér teknologiske løsninger, der kan automatisere og dokumentere de anvendte forretningsgange. Dette effektiviserer opgaven og reducerer risikoen for menneskelige fejl.
Afrunding
At overholde Hvidvaskloven fra starten af ikke alene sikrer compliance men også effektiviserer driften af jeres forretning. Revurder løbende de interne forretningsgange for at sikre, at de er designet til at opfylde Hvidvasklovens krav effektivt.
Dette vil ikke kun spare tid under tilsynsbesøg, men vil også gøre brug af jeres (sparsomme) ressourcer effektivt og styrke jeres virksomheds omdømme i længden.
Du kan se nogle af Erhvervsstyrelsens afgørelser efter afholdte tilsynsbesøg via dette link:
Afgørelser og domme | erhvervsstyrelsen.dk
Har I brug for hjælp til implementering af effektive forretningsgange i jeres virksomhed? Eller et kursus for jer og jeres medarbejdere for at holde viden opdateret? Så ræk gerne ud, så kigger vi på det.
Vil du læse mere om Hvidvaskloven? Så se mere her: Rådgivning og assistance om Hvidvaskloven (auxia.dk)
Du kan også tilmelde dig mit nyhedsbrev her nedenfor. Så får du nyheder om verdens gang på hvidvasklovens område direkte i din indbakke.