Erhvervsstyrelsen er kontinuerligt i gang med tilsynsbesøg på hvidvaskområdet. Aktivitetsniveauet er højt. En lang række revisionsvirksomheder, bogholdere, gallerier og alle de andre brancher er et eller andet sted i processen med et tilsynsbesøg.
Hvordan kommer man godt igennem et tilsynsbesøg på hvidvaskområdet?
Enten har de modtaget brevet i E-boks med varsling og datoen for besøget. Eller også har besøget fundet sted, og opfølgningen med høringsbrev, dialog med styrelsen, dokumentation osv. er i gang.
Det kan være et tidskrævende forløb at være genstand for et tilsynsbesøg fra Erhvervsstyrelsen på hvidvaskområdet.
Når jeg bliver involveret i et tilsynsbesøg på hvidvaskområdet kan det være som en del af forberedelsen, som bisidder og/eller som bistand i høringsfasen efterfølgende. Uanset tidspunktet stiller mine kunder næsten hver gang spørgsmålet:
“Hvordan kommer vi bedst igennem et hvidvasktilsyn?”
Mit svar er det samme – lidt varieret afhængig af situationen – hver gang:
“Det gør man ved at være godt forberedt.”
Her er det godt at have det helt overordnede formål med Hvidvaskloven for alle de brancher, der er omfattet af loven in mente. Formålet er at vurdere:
Hvidvasklovens § 7:
Hvor stor er risikoen for, at jeres virksomhed kan blive misbrugt til hvidvask eller terrorfinansiering?
Risikoen er tilstede – iboende – fordi I har de kunder, som I har. Det er det, som alle virksomhederne skal tage stilling til.
Hvad er “god forberedelse” af et tilsynsbesøg?
Hvordan forbereder man sig bedst på et tilsynsbesøg, når man ikke ved, hvornår det bliver?
Jeg plejer at anbefale at bruge tiden på god forberedelse. Det gælder før selve tilsynsbesøget. Går man i gang med virksomhedens risikovurdering og udarbejdelse af forretningsgange, når varslingsbrevet fra Erhvervsstyrelsen modtages, så er tiden virkelig presset.
God forberedelse gælder også med arbejdet efter besøget med et høringssvar. Min anbefaling er altid, at man ikke venter med tilpasninger og compliance-opfølgning til efter modtagelse af den endelige afgørelse for lige at se, hvad Erhvervsstyrelsen måtte mene om jeres risikovurdering for virksomheden, i jeres forretningsgange, i forhold til enkeltsager osv. På selve tilsynsbesøget er det ofte rimelig klart, hvad der er af mangler, som skal rettes op fremadrettet. Det kan med fordel igangsættes, når besøget er afsluttet.
Min mangeårige erfaring med tilsyn og kontrol er, at godt begyndt – forberedt – er halvt fuldendt og mest tidsbesparende på den lange bane.
Processen for et tilsyn på hvidvaskområdet
Forløbet af et tilsyn på hvidvaskområdet kan illustreres således:
Det er et langstrakt forløb, som du kan se af tidslinien. Det starter normalt ret hektisk, da datoen for besøget er fast og materialet skal sendes indenfor 1 uge. Er det midt i statussæsonen for revisorerne, så er timerne til forberedelsen af et tilsynsbesøg på hvidvaskområdet nok ikke medtaget i produktionsplanen, da den blev lagt.
Ny vejledning om “Tilsynsbesøg” fra Erhvervsstyrelsen
Erhvervsstyrelsen har igennem flere år haft information liggende på deres hjemmeside om forløbet af et tilsynsbesøg på hvidvaskområdet. Efter de mange tilsynsbesøg, som styrelsen har gennemført de seneste år, har de nu samlet det i en vejledning.
Har I allerede været igennem et tilsynsbesøg, er der ikke noget nyt i denne vejledning. Og har du læst med på Erhvervsstyrelsens hjemmeside tidligere og mit blogindlæg her, vil en stor del af vejledningen også være dækket.
For jer, der endnu ikke har været igennem et tilsynsbesøg på hvidvask vil jeg alligevel fremhæve et par ting, som ikke har været alment offentligt tilgængelige oplysninger før, og som Erhvervsstyrelsen nu nævner i den nye vejledning:
- Udvælgelse: Udvælgelsen af både virksomheder til tilsyn og af virksomhedens kundesager til gennemgang sker ud fra en vurdering af risikoen for, at virksomhederne kan blive udnyttet til hvidvask eller terrorfinansiering. Udvælgelsen er todelt:
- Segmentering af de udvalgte virksomheder sker blandt andet på baggrund af risikofaktorer, herunder eksempelvis branche, geografi, virksomhedsstørrelse m.m.
- På baggrund af stikprøver tilfældigt udvalgt.
- Dato: Datoen og tidspunktet for tilsynsbesøget er fast, og kan ikke rykkes på grund af travlhed.
- Fokuspunkter gennemgang af kundesager: Gennemgang af kundesager foregår på samme måde hver gang. Selvom listen med punkter her ikke er udtømmende, er disse de typiske spørgsmål, der bliver stillet under kontrollen af kundesagerne:
- Hvornår kundeforholdet er etableret?
- Hvordan kundeforholdet er blevet etableret?
- Hvad kundens aktiviteter er?
- Hvilke ydelser virksomheden leverer til kunden?
- Hvad er risikovurderingen af denne kunde og hvad er formål og tilsigtet beskaffenhed (§ 11, stk. 3 og stk. 1, nr. 4)?
- Hvordan er ejer- og kontrolstruktur, identitet af reelle ejere, PEP osv. fastlagt (generelt § 11, stk. 1 og 2 og resten af kap. 3)?
- Hvorvidt der er foretaget en undersøgelse jf. hvidvasklovens § 25, stk. 1.
- Hvorvidt der er foretaget underretning jf. hvidvasklovens § 26, stk. 1.
- Dokumentation: Forvent at skulle dokumentere alle svar givet på spørgsmålene i forrige punkt, med henvisning til reglerne om “Kundekendskabsprocedurer” i Hvidvasklovens kapitel 3, §§ 10-21.
Hvis du vil læse mere, kan du se hele den nye vejledning fra Erhvervsstyrelsen her:
Processen for et tilsynsbesøg fra Erhvervsstyrelsens hvidvasktilsyn | erhvervsstyrelsen.dk
Er brevet fra Erhvervsstyrelsen modtaget? Eller vil I bare gerne være godt forberedt, skulle brevet fra Erhvervsstyrelsen komme en af dagene? Så ræk gerne ud, så kan vi tage en snak om den gode forberedelse, uanset hvor i processen I måtte være.
Vil du læse mere om hvidvaskområdet? Så klik her:
Rådgivning og assistance om Hvidvaskloven (auxia.dk)
Vil du følge med i hvidvask-området i øvrigt? Så kan du tilmelde dig mit nyhedsbrev her nedenfor.