Erfarne revisorer har ofte en indre tjekliste på hvidvaskområdet.
Den består af spørgsmål, som næsten automatisk melder sig, når revisor vurderer virksomhedens arbejde:
Har vi identificeret de relevante risici? Har vi de oplysninger, vi skal bruge? Hænger vores vurderinger og procedurer sammen? Er dokumentationen tilstrækkelig? Og kan vi forklare vores valg, hvis vi bliver spurgt?
Spørgsmålene udspringer af revisors faglighed, uddannelse og erfaring. De bliver skærpet gennem arbejdet med kunder, kvalitetsstyring, intern kontrol og tilsyn.
Den indre tjekliste er derfor en vigtig del af revisionsvirksomhedens faglige fundament. Samtidig kan en stor del af denne viden være personbåret. Det gør det relevant at få sat ord på spørgsmålene og omsat dem til en fælles praksis.
1. Hvilke data har vi brug for?
Alle taler om data. På hvidvaskområdet begynder det med at afklare, hvilke data der faktisk er relevante.
Det kan blandt andet være oplysninger om:
• kunder og kundetyper
• brancher og aktiviteter
• geografi
• ejerforhold og reelle ejere
• tredjepartsbetalinger
• kontantbetalinger
• handelsbaseret hvidvask
• kontantbaseret hvidvask og hvidvask med kontanter
• usædvanlige aktiviteter og usædvanlige mønstre
Det afgørende er sammenhængen mellem de data, virksomheden har adgang til, og de generelle iboende risici, virksomheden skal forholde sig til.
2. Hvor findes dataene?
Når de relevante data er identificeret, opstår det næste praktiske spørgsmål: Hvor findes de?
Oplysningerne kan ligge i kundesystemet, økonomisystemet, CVR-data, sagsmapper, checklister i Word, spredte noter eller hos den enkelte medarbejder.
Revisionsvirksomheden har ofte mange af oplysningerne allerede. Udfordringen er at finde dem, samle dem og gøre dem anvendelige på tværs af kunder, medarbejdere og år.
3. Hvad fortæller dataene?
Data får faglig værdi, når de bliver sat ind i den rette sammenhæng.
Revisor skal kunne vurdere, hvilke forhold der peger på en højere iboende risiko, og hvilke oplysninger der kræver nærmere opmærksomhed. Det forudsætter både kendskab til virksomheden og forståelse for myndighedernes risikovurderinger, tematiske rapporter og praksis fra tilsyn.
Den faglige vurdering er dermed forbindelsen mellem data og handling.
4. Har vi vurderet det væsentlige?
Den indre tjekliste hjælper revisor med at stoppe op og spørge:
Har vi fået alle væsentlige risikoforhold med? Har vi taget stilling til dem? Og har vi valgt simple procedurer, almindelige procedurer eller skærpede procedurer på et tilstrækkeligt grundlag?
Det kræver, at risikovurderingen bygger på relevante oplysninger og afspejler virksomhedens faktiske kunder, aktiviteter og eksponering.
5. Kan vi dokumentere og forklare vores valg?
God dokumentation skal vise den faglige sammenhæng.
Det skal være muligt at følge vejen fra de relevante data og identificerede risici til virksomhedens vurderinger, procedurer og opfølgning.
Når sammenhængen er tydelig, bliver det lettere at forklare:
• hvad virksomheden har lagt vægt på
• hvorfor en risiko er vurderet på en bestemt måde
• hvilke procedurer vurderingen har ført til
• hvordan virksomheden følger op
Det giver et stærkere grundlag for kvalitetsstyring, intern kontrol og dialog med myndighederne.
6. Kan vi bevare overblikket og følge op?
Arbejdet på hvidvaskområdet udvikler sig løbende. Kunder ændrer sig, ejerforhold ændrer sig, nye risici opstår, og myndighederne offentliggør ny viden.
Derfor skal virksomheden kunne følge op og vurdere, om data, risikovurderinger og procedurer fortsat er dækkende.
En fælles og synlig tjekliste gør det lettere at arbejde ensartet og bevare overblikket på tværs af organisationen.
Fra individuel erfaring til fælles praksis
Revisors indre tjekliste rummer en betydelig faglig værdi. Når spørgsmålene bliver tydelige og indgår i virksomhedens forretningsgange, kan erfaring deles og anvendes bredere.
Det styrker den faglige kvalitet, skaber bedre sammenhæng i dokumentationen og giver et mere robust grundlag for det løbende arbejde og forberedelsen til tilsyn.
Den centrale opgave er derfor at få identificeret, hvilke spørgsmål revisionsvirksomheden allerede stiller, hvilke data svarene kræver, og hvordan denne viden kan forankres i organisationens daglige praksis.
Har I styr på jeres tjekliste på hvidvaskområdet?
Hos Auxia hjælper vi revisionsvirksomheder med at skabe struktur og sammenhæng mellem data, risikovurderinger, procedurer og dokumentation. Kontakt os, hvis I vil høre mere om, hvordan I kan styrke jeres arbejde på hvidvaskområdet.