Er man som virksomhed omfattet af Hvidvaskloven, er der en række opgaver, der skal løses hvert år. Måske et årshjul kan være nyttigt til at holde styr på alle opgaverne? Der er en del.
Måske er dem, der handler om nye kunder, risikovurdering af dem, indhentning ID osv., der fylder mest henover året.
Men der er også alle de opgaver, som den hvidvaskansvarlige i virksomheden vil skulle have styr på. Dem, som normalt håndteres en gang om året.
For at sikre, at jeres forretningsgange er effektive, og tiden bruges bedst muligt for alle, er det en god ide at have opgaverne planlagt til bestemte tidspunkter. Det gælder selvfølgelig for alle opgaver, også dem, der følger af de forpligtelser, man har efter Hvidvaskloven.
Nu hvor vi er ved at være godt i gang med november måned, kan det være et godt tidspunkt, hvor det er passende at overveje:
Hvordan går det med vores årshjul for Hvidvaskloven for 2024 – kan det være kommet til at se nogenlunde sådan her ud?
Hvidvasklovens krav
Hvidvasklovens krav omfatter en række opgaver, som skal håndteres. Det drejer sig i hovedtræk om:
- Dokumenter:
- Risikovurdering af virksomheden
- Politikker, forretningsgange og kontroller.
- Kundekendskabsprocedurer – alle kunder.
- Gennemførelse af intern kontrol, som I har beskrevet det i forretningsgangene.
- Undervisning af medarbejdere:
- Partnere – ledelse – medarbejdere.
- Hver for sig i medarbejdergrupper alt efter opgaver og ledelsesansvar?
- Eller alle sammen sammen?
Årligt
Dokumenterne
Alle nævnte krav vil skulle adresseres på årlig basis – eller medmindre omstændighederne foreskriver, at det skal ske oftere.
Normalt vil den hvidvaskansvarlige opdatere dokumenterne i lyset af, hvad der er sket siden sidste år, herunder i forhold til eksterne forhold, såsom nye vejledninger eller nationale risikovurderinger. Af interne forhold vil kundeporteføljens sammensætning have betydning for udformningen af særligt virksomhedens risikovurdering årligt.
De opdaterede hvidvaskdokumenter vil skulle videreformidles til resten af ledelsen og til medarbejderne, dvs. alle medarbejdere, der arbejder med opgaver, der vedrører Hvidvaskloven.
Kundekendskabsprocedurer
Alle kundekendskabsprocedurer på alle kunder vil skulle opdateres årligt. Eller oftere, hvis omstændighederne er til, at det skal ske oftere, afhængig af den enkelte kundes forhold.
Hvornår på året synes I at det er passende at sørge for opdateringen på alle kunder?
En ide kunne være, at det ikke er samtidig på alle kunder. Det kan normalt tidsmæssigt ikke lade sig gøre. Så hvordan fordeler I smartest opdateringen af kunderne henover året? Afhængig af balancedagen? Eller 50% det ene halvår, 50% det andet halvår? Det kan være af en vis betydning, hvor dette gøres. Opdateringen bør smartest ligge ikke alt for lang tid før, at I arbejder med den enkelte kunde. Der kan nå at ske en del henover året i en iværksættervirksomhed – her går tiden rigtig stærkt nogen gange.
Intern kontrol
Når den interne kontrol skal planlægges, hvornår er det så smartest i forhold til de andre opgaver nævnt ovenfor?
Det er kernespørgsmålet: Der kan være afhængigheder mellem opgaverne, som bør inddrages i planlægningen henover året.
Undervisning
Det samme gælder undervisningen af ledelse og medarbejdere. Den årlige undervisning skal gerne sikre, at ledelse og medarbejdere er opdateret om de seneste begivenheder på hvidvaskområdet til løsning af opgaverne i relation til Hvidvaskloven det kommende år.
Så undervisningen lægges efter alle de andre opgaver eller hvordan – hvor placeres undervisningen smartest i jeres årshjul?
For 2024 er der ikke sket så meget på lovgivningssiden. Til gengæld er der sket RIGTIG meget på andre fronter. En TV-dokumentar i maj satte et helt andet fokus på hvidvaskområdet end vi har haft tidligere. Ikke at det var nyt. Men det blev visualiseret på ny for os alle.
Og har man – som mange andre – været igennem et tilsyn på hvidvaskområdet, enten besøget eller den efterfølgende udveksling skriftligt i høringsfasen, kan der også være noget, der skal samles op på i hele medarbejderkredsen og blandt partnerne.
Alt sammen noget, som påvirker jeres årshjul for Hvidvaskloven for 2024.
Så til OPSYMMERING:
Har i godt styr på jeres årshjul for 2024, så I når det hele inden udgangen af året?
Vil du have et helt blankt årshjul til din egen væg? Den kan endda printes i A3. Download her: https://auxia.dk/wp-content/uploads/Aarshjul-Hvdvaskloven-blank.pdf
Vil du læse mere om Hvidvaskloven og jeres virksomhed, så se med via dette link:
Rådgivning og assistance om Hvidvaskloven
Vil du læse op på viden om Hvidvaskloven, så kan du læse mere her:
Auxia Consulting sørger gerne for, at I og jeres medarbejdere er opdaterede for udviklingen i 2024 på hvidvaskområdet. Vi skræddersyr et kursus efter jeres ønsker og inddrager de cases, som er relevante for jer, jeres medarbejdere, ledelse og jeres kunder.
Se mere aktuelle kurser her: Generelle kurser – Auxia
Du er også velkommen til at tilmelde dig nyhedsbrevet nedenfor. Vi holder jer godt opdaterede om verdens gang og udviklingen i hvidvaskområdet – der sker en hel del, kan vi godt afsløre.