Ledelsen bør begynde forberedelserne allerede nu
Den 10. juli 2027 træder EU’s nye AML-forordning i kraft. De grundlæggende pligter på hvidvaskområdet videreføres, men reglerne bliver væsentligt mere detaljerede. For revisionsvirksomheder og bogholdere vil forberedelse til AML-forordningen omfatte både ledelsesansvar, risikostyring, arbejdet med kunder, digitale løsninger og dokumentation.
Forberedelsen bør derfor begynde, også selvom alle de udfyldende regler er ikke er klar endnu. Virksomhederne kan allerede nu skabe overblik over de kendte krav og vurdere, hvor de får betydning for den nuværende organisation og praksis.
Hos Auxia følger vi udviklingen i AML-forordningen og de kommende standarder og retningslinjer fra den nye europæiske hvidvaskmyndighed, AMLA. På vores nye temaside har vi samlet de væsentligste områder og de spørgsmål, som ledelsen bør have fokus på frem mod 2027.
1. Et fælles regelsæt med et højere detaljeringsniveau
AML-forordningen gælder direkte i alle EU-lande og vil afløse en væsentlig del af de regler for virksomhederne, som i dag findes i den danske hvidvasklov. Formålet er at skabe et mere ensartet regelsæt på tværs af lande og brancher og styrke indsatsen mod hvidvask og terrorfinansiering i hele EU.
Den risikobaserede tilgang videreføres. Det samme gælder virksomhedens risikovurdering, kundekendskabsprocedurer, undersøgelser og indberetninger. Det nye ligger især i omfanget og detaljeringsgraden samt i den tættere sammenhæng mellem reglerne.
For virksomhederne betyder det, at eksisterende dokumenter og arbejdsgange skal vurderes som en samlet del af risikostyringen. Risikovurderingen skal kunne genfindes i politikker, procedurer, kontroller, arbejdet med kunder og de konkrete faglige beslutninger.
2. Fire hovedområder i forberedelsen til AML-forordningen
Vi har samlet ændringerne i fire hovedområder, som hænger tæt sammen:
- Ledelse og compliance: Tydeligere ansvar for beslutninger, ressourcer, rapportering og opfølgning.
- Risikostyring og dokumentation: Større krav til sammenhæng, metode, data og dokumenterede overvejelser.
- Organisering og arbejdet med kunder: Mere detaljerede krav til kundekendskabsprocedurer, outsourcing og digitaliserede arbejdsgange.
- Undersøgelser og indberetninger: Dokumentation af hele vurderingsforløbet og grundlaget for de trufne beslutninger.
Områderne kan ikke behandles isoleret. Ændringer i virksomhedens risikobillede påvirker både ledelsens prioriteringer, de interne procedurer, anvendelsen af data og de handlinger, der gennemføres i forhold til den enkelte kunde.
3. Ledelsesansvaret bliver tydeligere
Ledelsesansvaret er et centralt område i den nye AML-forordning. Et medlem af ledelsen skal have ansvaret for, at virksomhedens politikker, procedurer og kontroller hænger sammen med risiciene og gennemføres i praksis.
Ledelsen skal samtidig sikre, at virksomheden har tilstrækkelige personalemæssige, teknologiske og øvrige ressourcer til arbejdet. Rapportering om væsentlige mangler og resultaterne af kontroller skal danne grundlag for opfølgning og håndtering af konstaterede svagheder.
Dokumentationen får her en central funktion. Den skal vise sammenhængen mellem virksomhedens risikobillede, ledelsens prioriteringer og de beslutninger, der træffes i den daglige risikostyring. Forberedelse til AML-forordningen er derfor også en ledelsesopgave, som kræver stillingtagen til ansvar, ressourcer, rapportering og opfølgning.
4. Data og digitale løsninger skal understøtte virksomhedens beslutninger‘
Data får større betydning som grundlag for både risikovurderinger og ledelsens opfølgning. Virksomheden skal have aktuelle og relevante oplysninger om blandt andet kunder, ydelser, leveringskanaler og geografiske forhold. Datakvalitet og datastyring bliver dermed en del af den samlede forberedelse.
Digitale løsninger kan understøtte struktur, ensartethed og dokumentation. Anvendelsen af en digital løsning ændrer samtidig ikke på virksomhedens ansvar for arbejdet.
Reglerne om outsourcing bliver mere detaljerede. Virksomheden bevarer det fulde ansvar og skal kunne forklare leverandørens fremgangsmåde og dokumentere, hvordan den håndterer virksomhedens konkrete risici. Det gælder, uanset om en opgave løses i en intern eller ekstern it-løsning eller manuelt af ledelsen og medarbejderne. Centrale vurderinger og beslutninger vil aldrig kunne outsources.
Denne ansvarsplacering bør indgå i virksomhedens valg, vurdering og anvendelse af digitale løsninger. Teknologien skal understøtte den faglige proces og gøre beslutningsgrundlaget tydeligt. De faglige vurderinger og beslutninger skal træffes og dokumenteres af virksomheden.
5. Dokumentationen skal vise hele vurderingsforløbet
Kravene til undersøgelser og indberetninger videreføres, men forordningen beskriver vurderingsgrundlaget og dokumentationen mere præcist. Når virksomheden identificerer usædvanlige aktiviteter, transaktioner eller mønstre, skal den gennemføre en undersøgelse på grundlag af relevante fakta og oplysninger om kunden og de konkrete omstændigheder.
Dokumentationen skal gøre det muligt at følge hele forløbet. Den skal vise, hvorfor undersøgelsen blev iværksat, hvilke oplysninger der indgik, hvilke overvejelser virksomheden foretog, og hvorfor den endelige beslutning blev truffet. Kravet gælder også, når undersøgelsen afsluttes uden en indberetning.
Her bliver sammenhængen mellem virksomhedens overordnede risikostyring og den konkrete faglige vurdering synlig. Virksomhedens procedurer og digitale arbejdsgange skal derfor understøtte, at beslutningsgrundlaget kan dokumenteres og efterfølgende rekonstrueres.
6. AMLA udvikler fortsat de detaljerede regler
En væsentlig del af detailreguleringen er fortsat under udarbejdelse. AMLA har fået en række regulatoriske mandater til at udvikle tekniske standarder og retningslinjer, der skal udfolde kravene i forordningen.
De kommende regler får blandt andet betydning for kundekendskabsprocedurer og afgrænsningen mellem forretningsforbindelser, lejlighedsvise transaktioner og indbyrdes forbundne transaktioner. De foreliggende høringsudkast viser et højt detaljeringsniveau, som kan påvirke både de oplysninger og dokumenter, virksomhederne skal indhente, og den praktiske tilrettelæggelse af arbejdet.
Det samlede omfang af ændringerne kan derfor først fastlægges, efterhånden som reglerne færdiggøres. En hensigtsmæssig forberedelse til AML-forordningen kombinerer derfor arbejdet med de kendte krav med en løbende vurdering af nye standarder og retningslinjer.
7. Hvad kan virksomhederne begynde på nu?
Der er allerede nu grundlag for at gennemgå virksomhedens nuværende organisering og risikostyring. Det kan blandt andet omfatte:
- Placeringen af ledelsesansvar og den løbende rapportering
- Sammenhængen mellem risikovurdering, politikker, procedurer og kontroller
- Kvaliteten og anvendelsen af data
- Dokumentationen for faglige vurderinger og beslutninger
- Anvendelsen af interne og eksterne digitale løsninger
- Behovet for ressourcer, kompetencer og opdaterede arbejdsgange.
Gennemgangen giver virksomheden et udgangspunkt for at prioritere arbejdet frem mod den 10. juli 2027. Den gør det samtidig lettere at vurdere betydningen af de kommende AMLA-standarder, når de endelige regler foreligger.
En plan for forberedelse til AML-forordningen kan dermed udvikles trinvis og justeres, efterhånden som detailreguleringen falder på plads.
8. Auxia Consulting følger reglerne og rådgiver om forberedelsen
Hos Auxia Consulting følger vi udviklingen i AML-forordningen og AMLAs arbejde. Vi rådgiver revisionsvirksomheder og bogholdere om, hvordan de nye krav får betydning for ledelse, risikostyring, arbejdsgange, data og dokumentation.
Rådgivningen tager udgangspunkt i virksomhedens organisation, risici og eksisterende praksis. Formålet er at skabe et fagligt overblik over, hvor ændringerne får størst betydning, og hvilke områder virksomheden med fordel kan forberede allerede nu. På den måde bliver forberedelse til AML-forordningen en struktureret proces med tydelige prioriteringer.
Læs vores samlede gennemgang af AML-forordningen og de fire hovedområder, eller kontakt os for en dialog om virksomhedens forberedelse.
AML-forordningen (2024/1624) kan ses her:
eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401624
AMLA’s arbejde med udvikling af RTS’er kan følges her:
Public Consultations – Authority for Anti-Money Laundering and Countering the Financing of Terrorism
Læs mere om AML-forordningen her:
AML-forordningen 2027 – nye krav | Auxia
Læs mere om Hvidvaskområdet og hvordan vi kan bistå her:
Rådgivning om hvidvaskloven | Auxia Consulting
Du kan også tilmelde dig vores nyhedsbrev her nedenfor.